Software voor facturatie , voorraadbeheer verhuur en reservering

Facturatie

	Algemene info
	Versies
	Plugins
	Download
	Prijzen
	Update info
	FAQ
	Systeemvereisten

Home

Verhuur

Reservering

Referenties

WiverSoft facturatie: FAQ (Frequent Asked Questions)

De meest gestelde vragen gaan over layoutaanpassingen. Deze zijn daarom gebundeld op een afzonderlijke pagina: Zie FAQ over layouts .

FAQ 1: Ik wil Facturatie Basic, Pro of Full aanschaffen. Kan ik al mijn gegevens in de Free-versie (die ik nu gebruik) behouden?

FAQ 2: Waarom heeft de eenheidsprijs 4 cijfers na de komma?

FAQ 3: Ik gebruik momenteel facturatieprogramma XXXX. Kan ik overschakelen op WiverSoft Facturatie met behoud van gegevens?

FAQ 4: Zijn de updates gratis?

FAQ 5: Ik heb bij de installatie gekozen voor factuurnummering met jaartal. Wordt dit jaartal automatisch aangepast bij het begin van een nieuw jaar?

FAQ 6: Wat is "Tools.exe"?

FAQ 7: Hoe kan ik het programma overzetten naar een nieuwe (of andere) computer, met behoud van alle gegevens?

FAQ 8: Als ik iets wil factureren voor € 10,00 incl. BTW, staat op het eindtotaal € 9,99 Euro. Waar komt dit verschil vandaan?

FAQ 9: Als ik een nieuwe factuur aanmaak en print, staat het "te betalen" bedrag op 0. Hoe komt dit?

FAQ 10: Kan ik facturen, offertes, enz. als PDF-bijlage opsturen via mail?

FAQ 11: Als ik een creditnota maak van een factuur, blijft deze laatste toch open staan. Hoe komt dit, wat kan ik eraan doen?

FAQ 12: Hoe werk ik met barcodes?

FAQ 13: Hoe installeren in een netwerk?

FAQ 14: Bij het openen van een window (klantenfiche, artikelfiche, ...) is het niet helemaal zichtbaar (het staat bv. deels achter de taakbalk). Hoe komt dit en hoe kan het opgelost worden?

FAQ 1: Ik wil Facturatie Basic- of Pro aanschaffen. Kan ik al mijn gegevens in de Free-versie (die ik nu gebruik) behouden ?

Om alle gegevens van de Free-versie te behouden, dient de Basic-, Pro-, of Full-versie geïnstalleerd te worden in de map waar de Free-versie staat. Bij de installatie wordt de Free-versie herkend. De nodige aanpassingen aan de databestanden worden automatisch uitgevoerd.

FAQ 2: Waarom heeft de eenheidsprijs 4 cijfers na de komma ?

Dit is om de afrondingsverschillen bij de berekening van de totalen zo klein mogelijk te houden.
De factuurlayout kan aangepast worden zodat er op het geprinte document maar 2 decimalen weergegeven worden.

FAQ 3: Ik gebruik momenteel facturatieprogramma XXXX. Kan ik overschakelen op WiverSoft Facturatie met behoud van gegevens ?

In de Basic-, Pro- en Full-versie kunnen klant- en artikelgegevens geïmporteerd worden. Indien met facturatieprogramma XXXX deze gegevens geëxporteerd kunnen worden in een gangbaar formaat (XLS, TXT, CVS, ...), kunnen deze wellicht binnengehaald worden in WiverSoft Facturatie.
Voor facturen, bonnen en offertes is dit niet voorzien.

FAQ 4: Zijn de updates gratis ?

Sinds 01/01/2008 zijn de updates - afhankelijk van de aangekochte versie - gratis gedurende 3 tot 12 maanden na de aankoop. Daarna kunt u vrijblijvend een update-abonnement nemen. Zie updates & service .

FAQ 5: Ik heb bij de installatie gekozen voor factuurnummering met jaartal. Wordt dit jaartal automatisch aangepast bij het begin van een nieuw jaar ?

Indien gekozen is voor nummering met jaartal, wordt het nummer vanaf 1 januari automatisch aangepast aan het nieuwe jaar.
Let op: Zodra in een nieuw jaar een factuur aangemaakt is, kan geen factuur meer gemaakt worden met de nummering van vorig jaar (ook niet door de systeemdatum terug te zetten op vorig jaar).

FAQ 6: Wat is "Tools.exe" ?

Tools.exe is een programma waarmee de layout van een factuur, bon, offerte, enz... aangepast kan worden. Raadpleeg hiervoor de help met onderwerp "layout documenten".

Het kan eveneens gebruikt worden om via xbase commando's de databestanden te bekijken en aan te passen. Enkel te gebruiken door ervaren computergebruikers. Klik hier voor een woordje uitleg. Op het gebruik van Tools.exe wordt geen ondersteuning gegeven.

FAQ 7: Hoe kan ik het programma overzetten naar een nieuwe (of andere) computer, met behoud van gegevens ?

Dit doe je best als volgt:

Installeer het programma met de installatie-CD op de nieuwe PC. Het programma opstarten hoeft niet (Deze installatie is nodig om de Windows-snelkoppelingen naar het programma aan te maken, enkele zaken te registreren in het Windows-register en de installatie van enkele OCX-bestanden).
Start op de nieuwe PC de Windows-verkenner op, en verwijder alle bestanden uit de map waar het programma geïnstalleerd is (standaard C:\WsFactuur).
Kopiëer de ganse inhoud van de map waar het programma geïnstalleerd is van de oude PC naar de nieuwe PC (via USB-stick, CD, netwerk, ...).
Start het programma op, en stel via "Overige - Lokale instellingen" de printers terug in (op de nieuwe PC zijn mogelijk andere printers aangesloten).

FAQ 8: Als ik iets wil factureren voor € 10,00 incl. BTW, staat op het eindtotaal € 9,99 Euro. Waar komt dit verschil vandaan ?

Dit komt door de manier waarop BTW berekend wordt: :

Het totaal excl. BTW van alle factuurlijnen wordt opgeteld per BTW-tarief (Dus een totaal voor 0%, 6% en 21% [19 % voor Nederland]).

Deze totaalbedragen worden afgerond op 2 decimalen.

Op elk totaalbedrag worden de verschuldigde BTW-bedragen berekend.

De BTW-bedragen worden afgerond op 2 decimalen.

Het totaal bedrag incl. BTW is de som van de bedragen excl. BTW + de BTW-bedragen.

Dit is wettelijk de correcte manier voor de BTW-berekening. Deze heeft echter tot gevolg dat het in sommige gevallen niet mogelijk is om bepaalde ronde bedragen incl. BTW te bekomen. Ter illustratie een voorbeeld (gerekend met 21 % BTW):

We willen een factuur met een totaal van 10,00 Euro incl. BTW:

8,26 excl. BTW

21% BTW op 8,26 (afgerond op 2 decimalen) -> 1,73

Totaal incl. BTW -> 8,26 + 1,73 = 9,99

8,27 excl. BTW

21% BTW op 8,27 (afgerond op 2 decimalen) -> 1,74

Totaal incl. BTW -> 8,27 + 1,74 = 10,01

==> 8,26 excl. BTW geeft 9,99 incl. BTW ; 8,27 excl. BTW geeft 10,01 incl. BTW. We kunnen dus nooit op een rond bedrag van 10,00 uitkomen.

In de commerciële versies (Basic, Pro en Full) kan - in de algemene instellingen - de manier waarop de BTW berekend wordt, aangepast worden. De berekening kan gebaseerd worden op het bedrag incl. BTW i.p.v. op het bedrag excl. BTW:

Het totaal incl. BTW van alle factuurlijnen wordt opgeteld per BTW-tarief (Dus een totaal voor 0%, 6% en 21% [19 % voor Nederland]).

Deze totaalbedragen worden afgerond op 2 decimalen.

Uit elk totaalbedrag incl. BTW wordt het totaalbedrag excl. BTW berekend.

De bedragen excl. BTW worden afgerond op 2 decimalen.

De BTW-bedragen zijn het verschil tussen de bedragen incl. en excl. BTW

Alle bedragen worden opgeteld om de eindtotalen te bekomen.

Deze berekeningswijze heeft tot gevolg dat we wél op een rond bedrag incl. BTW kunnen uitkomen. Het afrondingsverschil zit nu in de BTW. Als voorbeeld dezelfde factuur van hierboven:

10,00 incl. BTW

10,00 / 1.21 = 8,2645, afgerond op 2 decimalen -> 8,26

BTW: 10,00 - 8,26 = 1.74

==> Er wordt nu dus 1 cent BTW te veel aangerekend (want op 8,26 excl. BTW is eigenlijk maar 1,73 BTW verschuldigd). Met andere getallen zal soms 1 cent BTW te weinig aangerekend worden.

FAQ 9: Als ik een nieuwe factuur aanmaak en print, staat het "te betalen" bedrag op 0. Hoe komt dit ?

Het programma heeft de mogelijkheid om betalingen in te geven bij de bewaring van de factuur. Dit is een optie, die instelbaar is in de instellingen (en die standaard "aan" staat).

Indien deze optie aangevinkt is, verschijnt bij het bewaren van een nieuwe factuur een window waarin 3 verschillende betalingen ingegeven kunnen worden. Het programma vult default het "te betalen" bedrag in. Indien in dit window - zonder iets te wijzigen - op "OK" geklikt wordt, wordt dus een betaling van het volledige bedrag ingegeven, waardoor het te betalen bedrag uiteraard 0 wordt.

FAQ 10: Kan ik facturen, offertes, enz. als PDF-bijlage opsturen via mail?

Facturen, offertes, enz. rechtstreeks vanuit het programma mailen naar het e-mailadres van de betreffende klant, kan enkel in de Full-versie. De mail wordt hierbij samengesteld a.d.h.v. vooraf ingestelde parameters. De factuur wordt automatisch toegevoegd als PDF-bijlage.

Het is niet mogelijk dit als optie te nemen in een andere versie.

Het is in alle versies wel mogelijk een PDF-printer driver te installeren. Alles wat geprint kan worden kan hiermee omgezet worden in een PDF. Er zijn er meerdere op de markt, zelfs gratis. Bv. CutePDF is gratis en werkt goed samen met WiverSoft Facturatie.

Om een factuur als PDF-bijlage te versturen via mail, dient dan de betreffende factuur geprint te worden naar de PDF-writer. De PDF wordt bewaard op de harddisk. Daarna kan een mail gestuurd worden naar de betreffende klant en de PDF-factuur als bijlage toegevoegd worden.

FAQ 11: Als ik een creditnota maak van een factuur, blijft deze laatste toch open staan. Hoe komt dit, wat kan ik eraan doen?

Op een factuur die u wenst te crediteren kunnen reeds betalingen ingegeven zijn, die u dan (eventueel gedeeltelijk) gaat terugbetalen. De facuur kan volledig, deels, of niet betaald zijn. Het maken van een creditnota wijzigt de betalingen die op de factuur ingegeven zijn niet. Het "afboeken" van de betalingen kunt u als volgt doen:

Voeg via 'Overige - Soort betaling' een betalingswijze toe. Geef als code bv. 'CN' en als omschrijving 'Creditnota'.
Geef op de factuur voor het gecrediteerde bedrag een betaling in, met de code 'CN'.
Geef voor de creditnota eveneens een (negatieve) betaling in met de code 'CN'.
Op die manier zijn zowel de factuur als de creditnota niet meer openstaand.

FAQ 12: Hoe werk ik met barcodes?

Om met barcodes te kunnen werken is de Pro- of Full-versie vereist.
De artikelcode van het artikel dient de gegevens van de barcode te bevatten. Het kan dan volgens 1 van deze 2 methodes:

Het kan een zelf toegekende artikelcode zijn, met barcode-etiketten die geprint worden via het programma (is dan het barcode type 3 of 9).
Gebruik ik dit geval geen spaties of speciale karakters in de artikelcode.
Of een barcode van de fabrikant (meestal EAN). De artikelcode moet dan het getal zijn dat op het barcode-etiket van de fabrikant staat.

De barcode-lezer scant de artikelcode in, alsof deze ingegeven wordt via het keyboard. Het eenvoudigst is een een "keyboard-wedge" scanner. Deze wordt aangesloten tussen het keyboard en de PC. De barcode-lezer moet de gebruikte soort barcode kunnen lezen (praktisch alle barcode-scanners kunnen EAN- en 3of9-barcodes lezen).

FAQ 13: Hoe installeren in een netwerk?

Installatie:

De server kan één van de PC's in het netwerk zijn, waarop het programma ook gebruikt wordt. Het is evenwel aangewezen een afzonderlijke PC te gebruiken als server, waarop verder niet gewerkt wordt.
Bij gebruik in een netwerk dient de installatie uitgevoerd te worden op de server én op alle werkstations. Op deze manier werkt het programma met algemene instellingen, die toepasselijk zijn op alle stations, en lokale instellingen, die enkel van toepassing zijn op het betreffende werkstation.
De installatie eerst uitvoeren op de server, daarna op de werkstations.
De map waar het programma op de server geïnstalleerd is, dient "gedeeld" te worden, zodat deze op alle werkstations toegankelijk is.
Op de server komt het programma én de gemeenschappelijke databestanden. Op de werkstations enkel het programma. Dit gebeurt automatisch door bij de installatie te kiezen voor server/werkstation (de keuze verschijnt zodra het programma de eerste maal opgestart wordt).

Tips voor gebruik in een netwerk:

Zolang het programma geopend is op een werkstation, dient er een permanente verbinding te zijn met de server. Indien de verbinding verbroken wordt, kan dit corrupte databestanden tot gevolg hebben. Let daarom op volgende zaken:

De server mag niet in slaapstand of stand-by gaan.
Maak zelf geen onderbrekingen in het netwerk (bv door netwerkstekkers uit te trekken).
Het gebruik van een draadloos netwerk is af te raden.

Indien de server een PC is waar ook op gewerkt wordt: Gebruik hierop geen zware toepassingen die het systeem voor 100% belasten, als het WiverSoft- programma ondertussen gebruikt wordt op een werkstation. De server dient immers nog "tijd" over te hebben om de data voor het werkstation te verwerken.
Het programma dient absoluut ook geïnstalleerd te worden op de werkstations. Indien dit niet gebeurt (en in de plaats daarvan een snelkoppeling gemaakt wordt naar het programma op de server), kan dit nogal wat problemen geven:

Bij de installatie worden er OCX-bestanden in de Windows\System(32) map gezet. Als deze ontbreken zullen sommige programma-onderdelen niet werken (het zijn OCX-bestanden die door diverse toepassingen gebruikt worden, het kan best zijn dat deze op de betreffende PC wel reeds aanwezig zijn).
Bij de installatie worden er bestanden in de \Windows map gezet, die dienen om Windows te laten samenwerken met de help van het programma.
Indien de installatie op een werkstation niet uitgevoerd wordt, zal de help van het programma er niet werken.
Elk werkstation heeft in het programma "lokale instellingen", met o.a. de printerinstellingen en de backup-locatie. Als het programma niet op elk werkstation geïnstalleerd is, zullen de programma's met de lokale instellingen van de server werken. Dit geeft problemen indien de werkstations verschillende lokale printers hebben.

In Windows Vista zit een bug die problemen veroorzaakt om database- toepassingen gedeeld te gebruiken indien Vista geïnstalleerd is op zowel de server als op de werkstations.
Zie deze info van Microsoft: http://support.microsoft.com/kb/935366/en-us (het probleem wordt daar beschreven voor een MsAccess toepassing, maar geldt ook voor andere database-toepassingen).
Om deze bug te fixen dient Service Pack 1 van Vista geïnstalleerd te worden.

Opmerkingen:

Het programma laat niet meer gelijktijdige gebruikers toe dan het aantal aangekochte licenties.
De demo kan ook getest worden in een netwerk.

FAQ 14: Bij het openen van een window (klantenfiche, artikelfiche, ...) is het niet helemaal zichtbaar (het staat bv. deels achter de taakbalk). Hoe komt dit en hoe kan het opgelost worden?

De positie en afmetingen van elk window van het programma worden bewaard in een databestand (x-y coördinaten en afmetingen in pixels). De volgende keer dat het betreffende window geopend wordt, worden deze instellingen opgehaald, en het window wordt terug gepositioneerd op de plaats waar het de vorige keer stond. In sommige gevallen kan de nieuwe positie schijnbaar afwijken van de vorige (het staat op dezelfde x-y coördinaten, maar de weergave op scherm ziet er niet hetzelfde uit). Dit kan o.a gebeuren wanneer:

de schremresolutie gewijzigd werd.
het programma gekopiëerd werd naar een andere PC met een andere schermresolutie.
er wijzigingen aangebracht werden in sommige Windows-instellingen (zoals de hoogte van de titelbalk van de windows).
er eerst 2 schermen aangesloten waren aan de PC, en er 1 verwijderd werd. In dit geval kunnen de windows zelfs onzichtbaar zijn (indien weergegeven op de x-y coördinaten van het niet meer aangesloten scherm).
...

Het kan als volgt opgelost worden:

Voor alle windows tegelijk: Overige - Lokale instellingen - Tab "overige" - De knop onderaan: "Alle windows resetten". Het bewaren van de posities en afmetingen van de windows kan daar eventueel ook uitgezet woden.
Elk window afzonderlijk kan gereset worden door te dubbelklikken in de rechteronderhoek (rechts onder de knop "Sluiten").